一、適宜性

適宜性指管理體系與組織所處的客觀情況的適宜過程。這種適宜過程應是動態(tài)的，即管理體系應具備隨內(nèi)外部環(huán)境的改變而做相應的調(diào)整或改進的能力，以實現(xiàn)規(guī)定的質(zhì)量方針和質(zhì)量目標。

不同類型、不同規(guī)模、 提供不同產(chǎn)品的組織，具有各自不同的特點，管理體系應體現(xiàn)組織的特點，與組織內(nèi)外部情況相適應，適應于組織的運動。而組織所處的外部環(huán)境是不斷變化的，如相關法律法規(guī)和產(chǎn)品標準的修訂：管理體系要求的變更:顧客要求和期望的變化;供方情況的改變:市場行情的變化，環(huán)保、節(jié)能等社會要求的改變，科學技術的不斷進步等。

組織的內(nèi)部環(huán)境同樣處在不斷的變化之中，如組織機構(gòu)與職能的調(diào)整:高層領導人事變動，財務狀況的變更，組織規(guī)模隨人員、設施的增加不斷壯大；改組、改制等帶來的運營機制的變化；產(chǎn)品結(jié)構(gòu)與類型的調(diào)整;采用新技術、主工藝、新設備引起的資源與手段的更新，組織的宗旨和自身要求的變化;生產(chǎn)經(jīng)營、財務、職業(yè)的健康安全、環(huán)境等其他管理體系的變化等。

二、 充分性

充分性指管理體系對組織全部質(zhì)量活動過程覆蓋和控制的過程， 即管理體系的要求、過程展開和受控是否全面，也可以理解為體系的完善程度。

充分性要求組織的管理體系結(jié)構(gòu)合理，過程滿足管理的需要，程序完善，資源充足，具有充分滿足顧客和市場不斷變化的要求的能力，因此，組織在建立、運行和保持管理體系時，要考慮體系的結(jié)構(gòu)和過程的合理性，評價是否符合標準的要求、組織的需要和組織的能力，是否具有自我發(fā)現(xiàn)問題和解決問題的能力，以實現(xiàn)持續(xù)改進。具體講，管理體系的充分性包括以下兩個方面。

1.組織是否識別了所有的管理體系過程，是否對已識別的管理體系過程進行了適當?shù)谋硎?，是否根?jù)控制的需要對過程予以充分的展開。如果某過程(特別是對管理體系有影響的過程) 沒有被識別，或者盡管識別了某一過程，但對如何確保過程的有鏟運行和控制沒有給予適當?shù)囊?guī)定，或者對過程控制和管理職責作出規(guī)定，就會因過程不能得到有效控制而造成管理體系的不充分。

2.組織在實施各種持續(xù)改進時，可能會發(fā)現(xiàn)管理體系存在諸多考慮的活動，或者結(jié)構(gòu)不合理、刪減標準條款不恰當、職責權(quán)限接口規(guī)定不明確，資源配置不足、文件不能滿足確保其過程有效策劃與運行和控制的需要、所需的信息不夠，采用的方法不當?shù)?，出現(xiàn)這些情況就是沒有實現(xiàn)管理體系的充分性。

三、有效性

有效性指組織對完成所策劃的活動并達到策劃結(jié)果的程度所進行的度量，即通過管理體系的運行，完成體系所需的過程或者活動而達到所設定的質(zhì)量方針和質(zhì)量目標的程度，包括與法律法規(guī)的符合程度、顧客滿意程度等。

為判定管理體系的有效性，組織可將有關的信息與設定的質(zhì)量方針質(zhì)量目標進行對比， 判斷管理體系過程是否達到預定的目標。 這些信息主要有: 顧客的反饋， 包括對顧客的滿意、 不滿意程度的測量結(jié)果和顧客抱怨; 過程的業(yè)績，即實現(xiàn)直接增值或間接增值而達到預期結(jié)果的程度， 包括顧客對員工服務態(tài)度滿意程度的提升、 生產(chǎn)效率的提高、 是市場占有率的增加、成本的降低等: 產(chǎn)品的符合性，包括與顧客要求法律法規(guī)要求及組織要求的符合程度; 審核的結(jié)果，包括內(nèi)審和外審發(fā)現(xiàn)的產(chǎn)品、 過程和體系的不符合等。

總之，由于組織內(nèi)部環(huán)境的變化，可能導致管理體系的不適宜:由于過程未識別或已識別的過程未充分展開，可能造成管理體系的不充分，由于質(zhì)量方針的質(zhì)量目標未能實現(xiàn)，會影響管理體系的有效性。

適宜性、充分性和有效性是相互關聯(lián)不可分割的整體。有效性是組織建立管理體系的根本目的，適宜性，充分性是達到有效性的重要保證。組織的最高管理者應按策劃的時間間隔，圍繞適宜性、充分性、有效性對管理體系系統(tǒng)的評審，根據(jù)評審結(jié)果及時做出改進決定并采取相應的措施，實現(xiàn)對管理體系、產(chǎn)品、過程和資源需求的持續(xù)改進。管理體系對環(huán)境的變化應具有持續(xù)的適宜性，在滿足要求方面具有持續(xù)的充分性，從而確保實現(xiàn)質(zhì)量方針和質(zhì)量目標的持續(xù)有效性。